Hallo Ihr Lieben,
ich mag meinen neuen Job seeeehr gern, aber manchmal kämpfe ich noch mit der Organisation 
Ich habe folgende Bereiche (wie bestimmt viele von Euch auch, deshalb frage ich mich, wie ihr es macht...):
1. Projekte, die über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden müssen ohne bestimmten Termin,
2. E-Mails und Rückrufe
3. termingebundene kurzfristige Projekte, die zu unterschiedlichen Terminen innerhalb der nächsten 2 Monate gemacht werden müssen
4. Termine mit Gesprächspartnern machen
5. Termine vor und nachbereiten
Dazu brauche ich noch etwas Platz für Kreativität, da ich in einem Job arbeite, in dem man sich ständig Neues ausdenken muss.
Ich frage mich jetzt, wie sich alles am besten organisieren lässt, um den Überblick nicht zu verlieren, dass kein Projekt anbrennt:
- Schreibe ich mir morgens Zeiten auf, in denen ich mich mit einem bestimmten Themengebiet befasse?
- antworte ich auf E-Mails zu bestimmten Zeiten oder die ganze Zeit, wenn was kommt (wobei das immer wieder rausreißt)
- oder eine allgemeine To-Do-Liste, die ich für die Woche oder den Tag abarbeite??
- nehme ich mir vor, wie viele Außentermine ich mache? Lieber jeden Tag einen oder lieber zwei volle Tage die Woche und den Rest der Zeit Büroarbeit?
Das Grundproblem (kennt ihr bestimmt auch alle): Es ist immer viel zu tun, mehr als ich schaffe (auch nicht mit Überstunden), ich habe viele neue Ideen und ich hab immer das Gefühl, irgendeiner Sache nicht gerecht zu werden. Also zB arbeite ich an Projekt A, habe ich Projekt B im Hinterkopf. Und ich bin immer damit beschäftigt, nicht nur die Fristsachen zu machen, sondern auch mal neue Projekte anpacken zu können.
Es geht oft einiges durcheinander (habe ich zumindest das Gefühl) und oft sitze ich abends zu Hause und denke, ich hätte mehr schaffen können (und zwar egal, wie viel ich geschafft habe 
)
Außerdem habe ich nicht so wirklich Struktur im Terminkalender ... wenn ich zB weiß, ich muss eine Sache bis 25.2. fertig haben, trage ich mir irgendwo eine Erinnerung ein? Oder schreibe ich es auf einen Extrazettel?? Aber habe ich nicht irgendwann zu viele Zettel da?
Ich würde mich sehr freuen, wenn Ihr den einen oder anderen Tipp für mich habt bzw. von Euren Erfahrungen berichten könnt 
Ich hoffe, ich bin nicht die einzige, die mit der Struktur in der Arbeit kämpft ...
Vielen Dank!!
LG, Nele
Wie organisiert Ihr Eure Arbeit??
Hallo,
ich gebe zu das Dein Job sehr viel anspruchsvoller klingt als meiner aber ich arbeite streng nach Terminen weg.
Was am wichtigsten ist wird zu erst gemacht. Ist mehreres zur gleichen Zeit fällig mach ich das als ersten worauf ich am meisten Lust habe.
Wichtig ist bei uns eine gute selbsteinschätzung wie lange man für was braucht. Den der Termin steht und dann MUSS es raus. Merke ich das mir Material fehlt oder etwas defekt ist ab zum Chef und klären ob s neu bestellt wird oder was auch immer und bei uns ganz wichtig den Termin verschieben lassen vom Chef !
Kundsachen gehen vor den Auträgen die wieder ins Werk zurück gehen.
Warscheinlich kein Vergleich zu Deinem Job aber ich mag meinen #
lg dore
Hi,
tja, so richtig NUR nach Terminen kann ich leider nicht gehen ... denn dann würden die neuen Projekte/ kreative Arbeit immer hinten anstehen. Und davon lebt mein Job, deswegen brauche ich da die richtige Balance.
Was natürlich nicht heißt, dass ich die Termine nicht einhalte ... nur ich neige dazu, da bin ich ehrlich, langsamer zu arbeiten, wenn nichts Dringendes mehr hinten dran steht. Durcheinander an verschiedenen Sachen arbeiten stört mich auch nicht, aber ich hätte gern das befriedigende Gefühl, Struktur drin zu haben
Aber Du hast Recht, mir fehlt oft die Einschätzung, wie lange ich für was brauche. Die sollte ich mir zulegen ... ich nehm mir immer zuviel vor.
Was machst Du denn? Ich bin Pressesprecherin bei der Kirche Aber das Wichtigste ist, dass man gern zur Arbeit geht ... schließlich ist man da die meiste Zeit des Tages.
LG, Nele
HI,
also ich mache das so:
Frühs nach dem Ankommen e-Mails vom Vortag lesen und beantworten
Vormittags, wenn ich frisch bin, die kreative Arbeit. (z.B. komplizierte Programmteile schreiben oder so)
Nach dem Mittagessen noch mal e-Mails, oder Telefonate, halt Sachen, bei denen das Hirn nicht soviel leisten muss.
Nachmittags dann wieder komplexere Sachen.
gruss
Julia
Hi,
das wäre mal einen Versuch wert ... ich versuche die kreative Arbeit irgendwie immer parallel zum Rest zu machen. Das ist das recht stressig. Aber vielleicht nehm ich mir auch Zeiten vor. Mittagessen fällt bei mir immer aus
LG, Nele
Hallo Nele,
also ich hab eine aktuelle To-Do-Liste in Outlook und hake da die erledigten Projekte ab, die Liste ist immer nach Dringlichkeit sortiert.
Parallel gebe ich mir in regelmässigen Abständen Erinnerungstermine ein, dass z. B. Zwischenschritte nicht übersehen werden.
Die wichtigsten Sachen haben Priorität, geordnet nach Ablaufschnelligkeit... sprich die kleinen Dinge erst, danach die heftigeren... so wird der Berg aber doch etwas kleiner.
Ablage mach ich täglich, Aussentermine versuchte ich immer kombiniert zu legen, lieber einen Tag nur draussen, als auch noch wertvolle Zeit mit Fahrerei zu verbaseln.. ging nicht immer, aber doch sehr oft.
In dem Moment, wo ich mit einem Projekt intensiv beschäftigt bin, schalte ich die anderen Projekte aus dem Hirn... ist effektiver.
Achja, morgens wurde noch mal ein Blick über alles geworfen, ob irgendwo Neues beachtet werden muss, irgendwas mit Kollegen geklärt werden sollte etc.
Parallel machen wir einmal wöchentlich eine Projektleitersitzung, wo alles besprochen wird, bei Bedarf auch täglich Kleingruppenbesprechungen.
So konnte ich sehr effektiv und effizient arbeiten, hatte noch Zeit für weitere Projekte und zusätzliche Aufgabenbereiche... meine Chefs fragten zwar immer, wie das geht, da mein Schreibtisch meist wie das lebende Chaos tagsüber aussah, aber ich wusste immer exakt, was wo ist und wie bei den einzelnen Projekten der Stand der Dinge war.
Ich hoffe, dass ich mein Hirn nach der Elternzeit weiterhin so nutzen kann... schmunzel..
Bei Fragen, meld Dich ruhig..
LG
Mone
Hi,
wie machst Du das genau im Outlook?? Ich hab das auch immer alles bei "Aufgaben" drin, aber da die Aufgaben so unterschiedlich sind, habe ich dann ständig Erinnerungen und trotzdem immer noch 1000 andere Sachen, die spontan reinflattern sodass ich die Erinnerungen nicht einhalte ... und da fehlt dann halt die Struktur. Vielleicht mache ich mir einfach zwei Listen: "Heute" und "Mittelfristig" so als Hirnstütze 
Dann muss ich es aber noch schaffen, die verwendete Zeit realistisch einzuschätzen ... im Moment werden meine TO-DO-Listen immer eher länger als kürzer 
Ich arbeite allein bzw. bin "Stabsstelle" (Kirche) und habe keinen Chef, nur einen Dienstvorgesetzten, der mir weisungsbefugt ist (aber von meiner Arbeit keine Ahnung hat). Also kann ich auch keinen fragen ...
LG, Nele
Hallo
ich gebe das reell als Termin ein, mit Erinnerungsfunktion...
die spontan reinflatternden Sachen je nach Dringlichkeit und Zeitanspruch entweder schnell eben durch oder auch direkt in die Terminablage.
Auf dem Schreibtisch ein Korb für den Tagesablauf,
auf dem Sideboard je Projektleiter ein Korb mit noch in Bearbeitung befindlichen Unterlagen, diese immer projektbezogen in einer Klarsichtmappe.
So hab ich alles griffbereit und weiss sofort Stand der Dinge.
Es kam bei mir auch im alten Job oft vor, dass kontinuierlich noch Sachen reinkamen, sei es Bedarf einiger Abteilungen, sei es Revisonsunterlagen etc... diese wurden dann dementsprechend sofort entweder in die Dringlichkeit "Heute" oder in die Projektmappen sortiert. Oder halt sofort gemacht, dass es erledigt ist.
Mein Bereich war massiv, anders hätte ich da nicht durchgefunden..
Die PL mussten halt für die laufenden Vorgänge zu mir rüber, erledigte Unterlagen (Bestellungen, Verträge, Schriftkopien etc) kamen täglich sofort zu ihnen, in Abwicklung befindliche Unterlagen waren bei mir. Die GL bekam ihre Sachen ebenfalls so aufbereitet..
Die GL nannte mich mitunter "Firmenhirn"... so heftig fand ich es gar nicht... obwohl es schon sauanstrengend war
Schwer, das schriftlich zu erklären...
LG
Mone
Wichtig ist es auch, daß Du Deinen Arbeitsplatz organisiert hast. So wenig Papier wie möglich, so wenig Körbchen wie nötig (max 3 - die reichen wirklich, ich könnte auch mit 2 auskommen), alles dahin, wo es hingehört. Auf meinem Tisch steht der PC, ein Kalender, 3 Körchen, mein Schreibblock, 1 Kulli, meine Kaffeetasse und Wasserflasche, der Rest ist IM Schreibtisch oder Sideboard. (Ich gebe zu, meine Kollegen lachen manchmal über mich! Aber ich hasse zugemüllte Schreibtische!!!)
LG
GR
Hi,
da geb ich Dir Recht, das hab ich aber auch ... ein nach Themen beschriftetes Archiv im Schrank, drei Körbchen ("Eilt", "Themen" und "Internes") und einen Stapel mit "Für-heute-vorgenommen-Unterlagen".
Allerdings kommt bei meinem Job immer so viel spontan rein bzw. ich hab ne Idee und an dieser Stelle fängt die Unordnung an ... da diese Ideen oder was reinkommt, unterschiedliche Zeitfenster haben... wie würdest Du es damit organisieren?
LG, Nele
Diese Sachen kämen bei mir ins Eingangskörbchen (wo übrigens alles in Klarsichtfolien ist, ich hasse einzelne Blätter), Mach doch eine rote Mappe, mit Sachen, die an spontan kommen und an diesem Tag erledigt werden müssen.
Ich nehme morgens immer alles aus dem Eingangskörbchen und suche die Sachen raus, die an diesem Tag erledigt werden müssen.
Aber bei mit kommt fast alles, was zu tun ist, über den PC (wir haben kein Fax mehr, nur noch Faxserver), so habe ich kaum Papier und halt alles etvl. noch ungelesen im Posteingang.
LG
Gisela
Hi Nele,
habe lange Zeit im Marketing gearbeitet und irgendwie kommt mir das, was Du schreibst, mehr als bekannt vor
Ich habe mich immer bemüht, alles so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten. Und schließe mich meiner Vorschreiberin vorbehaltlos an: nichts ist schlimmer als ein zugemüllter Schreibtisch.
Habe immer nach Termin/Priorität gearbeitet.
Termine, Fristen und dergleichen im Outlook immer parat gehabt. Auch eine To Do Liste. Ganz Wichtiges auch im Blackberry oder ggf. Terminplaner (falls die Technik mal versagt, kommt ja vor).
Morgens als erstes emails gelesen, Wichtiges sofort beantwortet, anderes erst mal in einen dafür vorgesehen Ordner verschoben. Für manche Absender habe ich Regeln erstellt, so dass die Mail gleich an ihren Platz gegangen sind ohne mir den Posteingang zu verstopfen.
Kreativarbeit immer vormittags oder früher Nachmittag. Da war ich einfach am fittesten dafür. Gerade bei Anzeigenkampagnen & Co. ja nunmal wichtig.
Außentermine sind immer so eine Sache. Ist ja auch wichtig, wann der Geschäftspartner Zeit hat. Das habe ich wirklich nach Gefühl gemacht, je nach dem, was anlag.
Habe immer versucht, die Leute zu mir ins Büro zu bekommen, war natürlich auch nicht immer möglich war. Oder Termine zu verbinden.
So, das sind nun meine Erfahrungen.
LG
Katie
Hi Katie,
was hast Du denn gemacht im Marketing??
Ich bin eigentlich Tageszeitungsredakteurin ... hab jetzt aber die Seiten gewechselt
Ich finde es echt schwierig, wenn man nicht einfach eins nach dem anderen machen kann ... sondern kreuz und quer was reinkommt, dass das "normale" Geschäft und dann noch regelmäßig neue Ideen ausarbeiten. Und das Ganze dann schnell, denn mit der normalen Zeit kommt man eh nicht aus...
Irgendwie komme ich mir manchmal vor, als ob ich 1000 Listen überall habe, die mich nur noch mehr verwirren und diese eher immer länger werden statt kürzer
Das macht schon ganz schönen Druck.
Ich werde wahrscheinlich einfach Tagesziele einplanen und zusehen, dass diese auch realistisch sind ... meist nehm ich mir zuviel vor.
LG, Nele
Hallo Nele,
ich war bei einem großen IT-Distributor für Hardware, bis dieser leider Insolvenz anmelden musste.
Es fiel so ziemlich alles an von der Gestaltung der Internetseiten, Online-Marketing, Anzeigen bis zur Messevorbereitung .
Ich habe mir tatsächlich auch Tagesziele gesetzt, so gut es ging jedenfalls. Immer schön nach Prio der Reihe nach.
Und immer Lücken gelassen für die unvorhersehbaren Dinge die da kommen .
Habe die Ziele Zuhause grob ausgearbeitet in einer ruhigen Minute und dann meinen Blackberry mit Outlook synchronisiert. Den Rest halt nachgetragen.
Schwierig sind ja wirklich die ganzen Sachen die zwischendurch reinkommen. Das ganze dann schnell, schnell und von jetzt auf gleich DIE Idee liefern...
Wenn man wirklich viele Projekte hat, bleibt für sowas eben wenig Zeit. Auch wenn man versucht, sich die Zeit von vornherein zu lassen.
Da bin ich auch oft ins schwimmen gekommen oder habe halt Überstunden geschoben. Habe aber später eine eigene Assistentin gehabt, die mir echt gut den Rücken freigehalten hat.
Bei einer 75% Stelle wird das wohl eine enorme Herausforderung sein. Im Grunde werden ja 100% erwartet 
.
LG
Katie