Hallo Ihr alle.
Ich habe mal eine etwas ungewöhliche Frage 
Ich arbeite in einem kleinen Ingenieurbüro und wir müssen Unterlagen für Bauprojekt teilweise sehr lange aufbewahren. Unser System im Moment ist etwas chaotisch. Es gibt einen Raum mit Regalen und alle Ordner werden in Kartons archiviert. Dann gibt es eine Liste, wo man welchen Ordner finden kann (Regalnummer+Kartonnummer). Wir finden alles wieder und wir haben uns an das System gewöhnt. Das Problem ist manchmal, das nicht alle Ordner für ein Projekt in einem Ordner sind. Wenn Ordner vernichtet werden, werden die freien Plätze im Karton mit neuen Ordner aufgefüllt. Ich hoffe, das könnt ihr nachvollziehen.
Nun ziehen wir nächstes Jahr mit unserem Büro um. Im neuen Büro gibt einen größeren Raum, den wir als Archiv nutzen werden und wir überlgeben, ob wir unser System beibehalten oder ob wir etwas ändern.
Wir ist das bei euch so geregelt? Gibt es professinelle Archivsysteme? Vielleicht kann irgendjemand etwas dazu sagen. Ich habe nach spezielln Foren im Internet gesucht, aber leider nicht wirklich was gefunden.
Bin für praktische Tipps sehr dankbar.
Vielen Dank fürs Lesen.
Viele Grüße Sonja
Ablagesystem Archiv
Digitalisieren?
Beauftragt einen externen Dienstleister und scannt alles ein, bzw. müsste doch alles, was neueren Datums ist, bereits digital zur Verfügung stehen. Das ganze in einem gesicherten Ablagesystem ablegen.
Ich würde mir heutzutage keine Gedanken mehr über die Aufbewahrung in Aktenordnern machen, sondern dafür Digitalen Space schaffen
Viele Grüße aus der Bauaufsicht
Danke für Deine Antwort.
An der Digitalisierung arbeiten wir bereits. Meine Chefin ist da allerdings noch vom alten Schlag und besteht weiterhin auf Ordner, leider.
Wenn man nichts grundlegend verbessern möchte würde ich keine Kraft in die Änderung des veralteten Systems stecken. Es funktioniert ja ausreichend gut.
"Das Problem ist manchmal, das nicht alle Ordner für ein Projekt in einem Ordner [du meinst Kartons] sind."
Es gibt jetzt ja mehr Platz für halbvolle Kisten, so dass das nicht mehr nötig ist. Oder ihr schafft noch kleine und mittelgroße Kisten an, für kleine und mittelgroße Projekte.
Hallo,
könnt Ihr vielleicht auf die Kartons als Umverpackung verzichten?
Bei uns werden Ordner direkt in die Regale gestellt.
Die Sortierung erfolgt nach Vernichtungsjahr, so dass durch die jährliche Vernichtung nicht viele kleine Lücken entstehen, sondern ein zusammenhängender Regalbereich frei wird.
Es gibt eine Übersicht, was wann ausgesondert und wie lange die Aufbewahrungsfrist ist, anhand dessen lässt es sich gut wiederfinden.
Viele Grüße
H.
Ich würde auch auf das Kartonsystem verzichten, zu umständlich und verschwendet Platz. Ordner direkt in geeignete Regale stellen. Dann jedes Projekt mit einem Aktenzeichen versehen. Die Systematik dazu könnte z.B. das Beauftragungsdatum sein, dann hätte man alles auch schon chronologisch für die Vernichtung geordnet. Oder wenn es für euch mehr Sinn macht nach Bearbeiter, Standort etc.
Die Ordner dann jeweils mit Aktenzeichen versehen, wenn es mehrere pro Projekt/Aktenzeichen gibt mit #1, #2 kennzeichnen.
Hallo,
mein Vati hat ein kleines Ingenieurbüro und hat alles nach und nach eingescannt und die Ordner vernichtet.
Wenn deine Chefin vom alten Schlag ist, würde ich da keine Zeit rein investieren und das alte System so belassen.
LG