Ich bin seit 2 Monaten in einem neuen Job als Assistentin der Abteilungsleitung eingestellt.
Das Aufgabengebiet ist äußerst umfangreich. Ich muss mich um sehr vieles kümmern, von tausend Terminen bis das gesamte Bewerbermanagement (Inserate, Einladungen vereinbaren, Absagen und noch einiges mehr) und bin Ansprechperson für das ganze Team (95 Personen) in tausend Fragen pro Stunde, gefühlt. 😄
Das Aufgabengebiet umfasst noch sehr vieles mehr (hatte schon einige Jobs und meiner Meinung und Erfahrung nach ist das ein Job für mind. 2 Personen), aber gut.
Leider ist es so, dass ich mir bei den vielen ToDos und Millionen Infos extrem viele Sachen nicht merken kann. Die vielen Leute z.B. (rein unsere Abteilung besteht aus 95 Personen, die ganze Firma aus sehr vielen mehr. Und ich habe natürlich auch dort zig Schnittstellen und täglich sehr viel Kontakt).
Meistens nur telefonisch oder via E-Mail, nicht persönlich.
Ich habe die meisten noch nie zu Gesicht bekommen, da fängt das Problem schon mal an. Wenn ich vor 1,5 Monaten mal mit jemandem zu tun hatte und der dann wieder vor mir steht, fällt mir beim besten Willen nicht ein, wie er heißt. 😄 Vor allem, weil einfach so wahnsinnig viel neu und zu lernen ist und wirklich sehr viel zu tun.
Ich merke mir bei so vielen Leuten absolut nicht, wann jemand an- oder abwesend ist (Urlaub z.B.), werde aber natürlich öfter danach gefragt. Ich bin ehrlich gesagt froh, wenn ich überhaupt weiß, von wem die Rede ist. 🙈
Zu schweigen von allen firmeninternen Zusammenhängen, ich hab einfach den Durchblick (noch) nicht.
Kennt ihr das oder merkt ihr euch alles super gut?
Ich tue mir da sehr schwer und ich weiß nicht, wie andere das handhaben?
Merkt ihr euch jeden Termin!?! Habt ihr voll den Durchblick wer an welchem Projekt arbeitet, welche Rolle jeder ganz genau hat und worum es in der Besprechung geht?
Ich komme teilweise überhaupt nicht mit, wovon die Rede ist. 🙈 Sehr viele technische Begriffe, die ich einfach nicht kenne. 🤷🏻♀️
Oder etwa genaue Details über Firmeninhaber, wer über wem steht, wem die dazugehörigen Gebäude so gehören etc….
Hattet ihr nach dieser Zeit schon den vollen Durch- und Überblick?
Man wird auch zu 90 % aus einer Aufgabe rausgerissen, das erschwert mir das Merken auch nochmal extrem.
Mich würde einfach interessieren, ob es anderen da auch so geht oder ob ihr keinerlei Probleme damit habt, euch alles sehr schnell zu merken und zu durchblicken.
Danke ! 😀
Aufgaben sehr umfangreich - merkt ihr euch trotzdem alles!?
Ja. Org charts, Kalender, Projektmanagement-Tools, Tools zur Zusammenarbeit helfen da sehr.
Will jmd was von mir/meinem Team mündet es immer in einer formalen Anfrage: wer will was warum. Kommt jemand mit der dringendsten Anfrage der Welt bekommt die plötzlich ein Preisschild, weil es zu Lasten anderer geht.
Organisiere dich effizient. Auch eigenes Zeitmanagement gehört neben Tools dazu, möglichst passend zu deiner Tätigkeit. Andere können und werden lernen mit dir so zu arbeiten, dass Du Deinen Job effizient und effektiv umsetzen kannst. Das wird ultimativ ja vermutlich von Dir erwartet.
Dazu gehört auch, die notwendige Informationen verfügbar zu machen, zB ein Orgchart.
Musst du wissen worum es in einer Besprechung geht? Verlange 2 Sätze von wem auch immer die Besprechung initiiert wird, direkt im Kalender.
Danke!
Ich meinte aber eher damit, die Dinge alle auswendig zu wissen. Nachsehen kann ich natürlich, das möchte ich aber nicht.
Hat jemand Tipps, wie man sich Menschen merken soll, die man nur alle 4 Wochen sieht (oder gar nicht) und von denen kein Foto existiert…? Ich weiß nicht, wie ich mir das merken soll. 😅🙈
Über alles mögliche Bescheid wissen (Projektstatus etc.): müssen nicht, aber ich möchte natürlich wissen worum es rund um mich so geht und was meine Kollegen so machen…
Da verlangst du aber recht viel von Dir in der kurzen Zeit. Um alles im Kopf parat zu haben braucht es Zeit und Erfahrung. Genauso mit den Menschen. Was ist so schlimm daran eine Person nach ihrem Namen zu fragen? Wenn Du ein Jahr dort bist kennst Du auch die Leute die Du nur einmal im Monat siehst.
Hab Geduld mit Dir selbst, der Druck den Du Dir machst blockiert Dich.
LG
Sunny
Ich denke, dass vielen mit der Zeit kommen wird. Wer wer ist zum Beispiel, nach einer gewissen Zeit weißt du das, auch wenn du die Person nur sehr selten persönlich siehst.
Auch werden die Zusammenhänge im Unternehmen einfacher und du wirst die Themen in Meetings besser verstehen. Und ich würde da auch gar nicht zögern, in einer geeigneten Minute nachzufragen. Du bist noch neu, da ist es völlig normal, dass du noch nicht alles weißt.
Darüber hinaus, würde ich nicht die Erwartungshaltung an mich haben, alle to do's, Urlaube und Termine im Kopf zu haben. Deshalb hat man ja Hilfsmittel und die solltest du auch nutzen, ohne dich dabei schlecht zu fühlen.
Ich sehe überhaupt keine Notwendigkeit sich das alles zu merken. Alles was irgendwo steht, muss man zum Glück nicht im Kopf haben. Dafür gibt es Kalender und interne Systeme.
Wichtig finde ich die Namen der Leute nach und nach zu wissen. Bei uns gibt es im Intranet eine Seite mit jedem Mitarbeiter, Position und kleinem Foto, das hilft ungemein.
Als Mitarbeiterin würde ich von dir nicht erwarten nach 2 Monaten fast 100 Namen parat zu haben oder zu wissen, wann jeder im Urlaub ist. Also lass dir Zeit und nutze die Systeme, die euch zur Verfügung stehen.
Mit Foto wäre es tatsächlich sehr, sehr hilfreich. Bei uns gibt's auch alle Namen mit Nummer u. E-Mail, aber es gibt nirgends auch nur ein einziges Foto.. leider! Das macht es wirklich sehr schwer. :/